Selamat Hari Raya Idul Fitri

Aris Ekyanto HS

SISTEM PENJUALAN

TUJUAN SISTEM PENJUALAN
Tujuan sistem penjualan adalah:

• Mencatat order penjualan dengan cepat dan akurat
• Untuk memverifikasi konsumen yang layak menerima kredit
• Untuk mengirima produk dan memberikan jasa tepat waktu, sesuai yang dijanjikan kepada konsumen
• Untuk membuat tagihan atas produk dan jasa secara tepat waktu dan akurat
• Untuk mencatat dan mengelompokkan penerimaan kas secara cepat dan akurat
• Untuk memposting penjualan dan penerimaan kas ke rekening piutang
• Untuk menjaga keamanan produk
• Untuk menjaga kas perusahaan
  

INPUT SISTEM PENJUALAN

• Order konsumen. Order yang dikirim oleh konsumen
• Order penjualan. Sarana untuk merekam order konsumen yang dibuat oleh perusahaan.
• Order acknowledgment. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke konsumen untuk memberi tahu konsumen bahwa ordernya telah diterima.
• Picking list. Rangkap dari order penjualan yang dikirim ke bagian gudang sebagai sara untuk menyiapkan barang yang dipesan.
• Packing slip. Rangkap dari order penjualan yang disertakan dengan paket barang yang akan dikirim ke konsumen.
• Billing of ladding. Sarana untuk meminta agen transportasi (kurir) untuk mengirimkan barang perusahaan ke konsumen.
• Shipping notice. Rangkap dari order penjualan atau dokumen lain yang berfungsi sebagai bukti bahwa barang memang telah dikirimkan.
• Sales invoice. Faktur penjualan dikirimkan ke konsumen untuk menagih penjualan.
• Remittance advice. Dokumen yang menunjukkan jumlah kas yang diterima dari konsumen.
• Deposit slip. Slip setoran di bank.
• Back order. Dokumen yang dibuat pada saat jumlah persediaan tidak dapat memenuhi permintaan pesanan dari konsumen.
• Memo kredit. Dokumen yang berfungsi sebagai bukti kredit atas piutang konsumen, akibat retur penjualan.
• Aplikasi kredit. Formulir untuk merekam data dan informasi konsumen baru yang hendak mengajukan kredit.
• Salesperson call report. Formulir yang digunakan untuk merekam telpon yang dilakukan salesman untuk memprospek konsumen.
• Deliquent notice. Dokumen dikirimkan ke konsumen yang piutangnya telah lewat tanggal jatuh tempo.
• Write Off Notice. Dokumen yang dibuat oleh manajer kredit pada saat sebuah piutang sudah benar-benar macet.
• Cash register receipt. Formulir yang digunakan oleh toko pengecer untuk merekam kas yang diterima.
  

OUTPUT SISTEM PENJUALAN

• Order konsumen yang belum terpenuhi
• Jurnal penjualan (daftar faktur penjualan, urut nomor faktur)
• Daftar pengiriman barang urut per tanggal kirim
• Jurnal penerimaan kas
• Daftar memo kredit
• Daftar umur piutang
  

PENGENDALIAN INTERNAL

Paparan Risiko yang dihadapi dalam siklus penjualan

• Penjualan kredit kepada konsumen yang sebenarnya tidak layak menerima kredit, perusahaan dapat rugi karena piutang macet.
• Kelewat mecatat pengiriman barang atau mengirim barang dan lupa membuatkan tagihan (faktur). Perusahaan rugi karena tidak akan pernah menerima kas dari pengiriman tersebut.
• Kesalahan dalam membuat faktur (salah jumlah atau salah harga). Konsumen bisa marah atau perusahaan bisa rugi, menagih terlalu rendah.
• Salah posting, sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan salah.
• Penjualan kredit fiktif, sehingga saldo penjualan dan piutang perusahaan menjadi terlalu besar.
• Pencurian produk jadi perusahaan
• Penghapusan piutang konsumen oleh karyawan yang tidak memiliki wewenang, sehingga perusahaan tidak akan pernah menerima kas dari piutang tersebut.
• Pencurian kas oleh orang yang bertanggung jawab untuk memegang kas.
• Lapping.
• Akses terhadap data piutang dan persediaan oleh orang yang tidak berwenang.
• Virus.
• Pencurian data konsumen (misal transaksi melalui web)
• Bertransaksi menggunakan kartu kredti curian
• Kegagalan server.
  

Pengendalian Umum:

• Pengendalian organisasi. Prinsip umum, bagian pemegang harta kekayaan organisasi mesti terpisah dengan bagian pencatatan. Personel pengembang sistem (yang mengetik dan memodifikasi program) mesti terpisah dengan personel yang menggunakan dan mengoperasikan sistem.
• Pengendalian dokumentasi. Ada dokumentasi yang lengkap, seperti dokumentasi formulir yang digunakan, flowchart, struktur database, laporan dan output sistem, serta kebijakan manajermen terkait dengan persetujuan kredit, penghapusan piutang macet dan lain sebagainya.
• Rekonsiliasi aktiva dengan catatan perusahaan.
• Pengendalian praktik manajemen. Manajer mesti memperkerjakan programer dan akuntan yang kompeten. Pengembangan dan perubahan sistem mesti melalui prosedur yang jelas, ada persetujuan awal, pengujian dan penandatanganan perubahan. Audit atas siklus penjualan. Manajer mereview laporan-laporan yang dihasilkan sistem.
• Pengendalian otorisasi.
• Pengendalian akses. Meliputi terminal dengan fungsi yang terbatas, hanya untuk mencatat penjualan dan penerimaan kas; Log untuk merekam semua transaksi penjualan dan penerimaan kas pada saat user masuk ke dalam sistem; Backup secara rutin; Gudang yang terkunci.
  

Pengendalian Aplikasi

• Dokumen yang bernomor urut tercetak terkait dengan penjualan, pengiriman barang dan penerimaan kas.
• Validasi data yang diinputkan ke dalam aplikasi penjualan
• Koreksi kesalahan pada saat input data, sebelum data diproses lebih lanjut.
  

Contoh validasi data:

• Validity check (data nya sesuai tidak dengan yang ada di dalam master file)
• Self checking digit
• Field check (type data)
• Limit check
• Range check
• Sign check
• Completeness check
• Echo check

Paparan Risiko dan Struktur Pengendalian Internal

Paparan Risiko dan Struktur Pengendalian Internal

TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:

• Efektivitas dan efisiensi operasi
• Reliabilitas pelaporan keuangan
• Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku

STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL

• Struktur pengendalian internal menurut COSO
• Lingkungan Pengendalian Internal
• Penaksiran Risiko
• Aktivitas Pengendalian
• Informasi dan Komunikasi
• Monitoring

LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.

Lingkungan pengendalian meliputi:
Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.

Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.

Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.

Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.

Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.

PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.

• Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
• Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
• Menyusun analisis risiko.
• Manajemen risiko yang relevan.
  

AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.

Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat

Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.

Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu.

INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai

• Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
• Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
• semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
• semua data input akurat dan lengkap
• semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
• semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
• semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat

MONITORING
Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.
Aktivitas yang berkesinambungan
Evaluasi secara terpisah

PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.

Tipe risiko

• kesalahan yang tidak disengaja
• kesalahan yang disengaja
• pencurian aktiva
• menjebol keamanan perusahaan
• tindak kekerasan dan bencana alam
  

Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:

• Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
• Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
• Besarnya nilai rupiah.

Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:

• Kolusi
• Kurangnya penegakan disiplin
• Kejahatan komputer

Contoh kejahatan komputer:

• Pencurian hardware dan software
• penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
• modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan

Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:

• Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
• jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
• Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan

Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.

Konsep Pengendalian Umum dan Aplikasi

Konsep Pengendalian Umum dan Aplikasi

PENGENDALIAN UMUM

Meliputi:

• Pengendalian organisasi.
• Pengendalian dokumentasi.
• Pengendalian akuntabilitas aktiva.
• Pengendalian praktik manajemen.
• Pengendalian operasi pusat informasi
• Pengendalian otorisasi
• Pengendalian akses
  

PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.

Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.

Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.

PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.

Dokumentasi yang diperlukan meliputi:

• Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
• Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
• Dokumentasi program.
• Dokumentasi data
• Dokumentasi operasi
• Dokumentasi untuk pengguna.
  

PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

• Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
• Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
• Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
• Penggunaan log dan register
• Review oleh pihak independent
  

PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru).


PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:

• Pengendalian otorisasi,
• Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
• Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
• Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.

Sikap Hidup Yang Tak Terbeli!

Sikap Hidup Yang Tak Terbeli!

Jerry adalah seorang manager restoran di Amerika. Dia selalu dalam semangat yang baik dan selalu punya hal positif untuk dikatakan. Jika seseorang bertanya kepadanya tentang apa yang sedang dia kerjakan, dia akan selalu menjawab, " Jika aku dapat yang lebih baik, aku lebih suka menjadi orang kembar!"

Banyak pelayan di restorannya keluar jika Jerry pindah kerja, sehingga mereka
dapat tetap mengikutinya dari satu restoran ke restoran yang lain. Alasan mengapa para pelayan restoran tersebut keluar mengikuti Jerry adalah karena sikapnya.

Jerry adalah seorang motivator alami. jika karyawannya sedang mengalami
hari yang buruk, dia selalu ada di sana, memberitahu karyawan tersebut bagaimana
melihat sisi positif dari situasi yang tengah dialamai.


Melihat gaya tersebut benar-benar membuat aku penasaran, jadi suatu hari
aku temui Jerry dan bertanya padanya, "Aku tidak mengerti! Tidak mungkin
seseorang menjadi orang yang berpikiran positif sepanjang waktu.

Bagaimana kamu dapat melakukannya?" Jerry menjawab, "Tiap pagi aku bangun
dan berkata pada diriku, aku punya dua pilihan hari ini. Aku dapat memilih
untuk ada di dalam suasana yang baik atau memilih dalam suasana yang jelek. Aku
selalu memilih dalam suasana yang baik. Tiap kali sesuatu terjadi, aku dapat
memilih untuk menjadi korban atau aku belajar dari kejadian itu. Aku selalu memilih
belajar dari hal itu. Setiap ada sesorang menyampaikan keluhan, aku dapat
memilih untuk menerima keluhan mereka atau aku dapat mengambil sisi
positifnya. Aku selalu memilih sisi positifnya."

"Tetapi tidak selalu semudah itu," protesku. "Ya, memang begitu," kata
Jerry, "Hidup adalah sebuah pilihan. Saat kamu membuang seluruh masalah, setiap
keadaan adalah sebuah pilihan. Kamu memilih bagaimana bereaksi terhadap semua
keadaan. Kamu memilih bagaimana orang-orang disekelilingmu terpengaruh oleh
keadaanmu. Kamu memilih untuk ada dalam keadaan yang baik atau buruk. Itu adalah
pilihanmu, bagaimana kamu hidup."

Beberapa tahun kemudian, aku dengar Jerry mengalami musibah yang tak pernah
terpikirkan terjadi dalam bisnis restoran: membiarkan pintu belakang tidak
terkunci pada suatu pagi dan dirampok oleh tiga orang bersenjata. Saat
mencoba membuka brankas, tangannya gemetaran karena gugup dan salah memutar nomor
kombinasi. Para perampok panik dan menembaknya. Untungnya, Jerry cepat
ditemukan dan segera dibawa ke rumah sakit.

Setelah menjalani operasi selama 18 jam dan seminggu perawatan intensif,
Jerry dapat meninggalkan rumah sakit dengan beberapa bagian peluru masih berada
di dalam tubuhnya. Aku melihat Jerry enam bulan setelah musibah tersebut.
Saat aku tanya Jerry bagaimana keadaannya, dia menjawab, "Jika aku dapat
yang lebih baik, aku lebih suka menjadi orang kembar. Mau melihat bekas
luka-lukaku?" Aku menunduk untuk melihat luka-lukanya, tetapi aku masih juga bertanya apa
yang dia pikirkan saat terjadinya perampokan.

"Hal pertama yang terlintas dalam pikiranku adalah bahwa aku harus mengunci
pintu belakang," jawab Jerry. "Kemudian setelah mereka menembak dan aku
tergeletak di lantai, aku ingat bahwa aku punya dua pilihan: aku dapat memilih
untuk hidup atau mati. Aku memilih untuk hidup."

"Apakah kamu tidak takut?" tanyaku. Jerry melanjutkan, "Para ahli medisnya
hebat. Mereka terus berkata bahwa aku akan sembuh. Tapi saat mereka
mendorongku ke ruang gawat darurat dan melihat ekspresi wajah para dokter dan suster
aku jadi takut. Mata mereka berkata 'Orang ini akan mati'. Aku tahu aku harus
mengambil tindakan."

"Apa yang kamu lakukan?" tanya saya. "Disana ada suster gemuk yang bertanya
padaku," kata Jerry. "Dia bertanya apakah aku punya alergi. 'Ya' jawabku..
Para dokter dan suster berhenti bekerja dan mereka menunggu jawabanku. Aku
menarik nafas dalam-dalam dan berteriak, 'Peluru!' Ditengah tertawa mereka
aku katakan, ' Aku memilih untuk hidup. Tolong aku dioperasi sebagai orang
hidup, bukan orang mati'."

Jerry dapat hidup karena keahlian para dokter, tetapi juga karena sikapnya
hidupnya yang mengagumkan. Aku belajar dari dia bahwa tiap hari kamu dapat
memilih apakah kamu akan menikmati hidupmu atau membencinya.

Satu hal yang benar-benar milikmu yang tidak bisa dikontrol oleh orang lain
adalah sikap hidupmu, sehingga jika kamu bisa mengendalikannya dan segala
hal dalam hidup akan jadi lebih mudah